Ein Planungscafé ist eigentlich eine Bürgerversammlung, die aber einen eher informellen und lockeren Charakter hat. Im Planungscafé sitzen interessierte Bürgerinnen und Bürger an Tischen zusammen und diskutieren. Die lockere Atmosphäre in kleineren Gruppen von 10 bis 15 Personen führt zu gegenseitigem Einlassen und intensiveren Gesprächen mit produktiven Ergebnissen für einzelne Themenbereiche.
Wie funktioniert das konkret? Zu Beginn erläutert der Café-Moderator das Verfahren, Tisch-Moderatoren stellen die einzelnen Themen vor. Diese Themen werden anschließend in Gruppen an verschiedenen Tischen diskutiert. Alle Teilnehmer sollen sich mit allen Themen beschäftigen können, deshalb wechseln die Gruppen nach jeweils 20 Minuten zum nächsten Thema am nächsten Tisch. Zum Ende fassen die Tisch-Moderatoren – eventuell unterstützt von Gruppenmitgliedern – die Ergebnisse für die Teilnehmer zusammen. Diese Abfolge benötigt eine gewisse Zeit. Deshalb sind maximal vier Stunden für ein Planungscafé angesetzt.
