Der Schutz Ihrer persönlichen Daten und vertraulichen Unterlagen hat für uns höchste Priorität. Um die Vertraulichkeit sensibler Informationen – wie zum Beispiel personenbezogener Daten von Bürgerinnen und Bürgern – zu gewährleisten, setzen wir auf sichere Kommunikationswege und moderne Verschlüsselungstechnologien.
Daher nutzen wir für die elektronische Kommunikation mit sensiblen oder personenbezogenen Inhalten das Verschlüsselungssystem SX-Mailcrypt, um Ihre Daten zuverlässig vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Das System ist einfach in der Handhabung: Wenn Sie im Portal auf eine verschlüsselte E-Mail antworten, wird Ihre Nachricht automatisch ebenfalls verschlüsselt übermittelt.
Sollten Sie lieber auf die Nutzung der Mail-Verschlüsselung verzichten wollen, teilen Sie dies bitte Ihrer Ansprechperson mit. Wir stellen Ihnen die Informationen dann wie gewohnt per Post zu.
Gesicherte Mailverbindung – Erste sichere E-Mail an die Stadtverwaltung Herrenberg senden
- Rufen Sie das Secure-Webmail-Portal der Stadt über folgenden Link auf: securemail.herrenberg.de
- Klicken Sie oben links neben dem Stadtlogo auf „Registrierung“.
- Erstellen Sie ein Benutzerkonto. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
- Legen Sie ein sicheres Passwort fest. Achten Sie auf die angezeigten Passwortanforderungen (z. B. Mindestlänge, Sonderzeichen etc.).
- Legen Sie eine Sicherheitsfrage zur späteren Passwort-Wiederherstellung an.
- Aktivieren Sie Ihr Benutzerkonto, indem Sie den Link in der erhaltenen Bestätigungsmail anklicken.
- Melden Sie sich anschließend mit Ihren Zugangsdaten im Portal an.
- Über das nun aktive Konto können Sie der StadtverwaltungHerrenberg eine verschlüsselte Mail senden.
- Im Feld „An“ wählen Sie bitte das entsprechende Fachamt aus.
- Sie haben von einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der Stadt Herrenberg eine verschlüsselte Mail mit dem Anhang „secure-email“ erhalten.
Die beigefügte HTML-Datei enthält die eigentliche Nachricht inklusive aller Anhänge. Bitte laden Sie die Datei herunter und öffnen Sie sie. Eine Anleitung dazu finden Sie auch in der Mail selbst.
Hinweis: Falls es auf Ihrem Smartphone oder Tablet beim Öffnen der Datei zu Problemen kommt, installieren Sie bitte die kostenlose „Secure Webmail App“ der Firma XnetSolutions aus dem App Store oder Play Store und öffnen Sie die Datei damit. - Nach dem Öffnen der Datei werden Sie automatisch auf eine Seite mit der Überschrift „Sichere Mail“ weitergeleitet.
Lesen Sie die Informationen durch und klicken Sie anschließend auf „OK“. - Im Anschluss gelangen Sie zur Anmeldeseite https://securemail.herrenberg.de
Hier melden Sie sich mit Ihrer Mail-Adresse und dem Initial-Passwort an, das Sie von Ihrer Ansprechperson erhalten haben. - Vervollständigen Sie anschließend Ihre Daten und vergeben Sie ein persönliches Passwort sowie eine Sicherheitsfrage zur späteren Passwort-Wiederherstellung.
Bitte merken Sie sich Ihr Passwort gut – Sie benötigen es künftig für jeden Zugriff auf Ihre verschlüsselten E-Mails. - Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, werden Sie direkt zu Ihrer verschlüsselten Mail weitergeleitet.
- Wenn Sie auf die Nachricht über das Portal antworten, wird Ihre Antwort automatisch ebenfalls verschlüsselt an uns übermittelt.
- Sie können die erhaltene E-Mail über die Schaltfläche „Speichern als“ z. B. als PDF-Datei herunterladen und auf Ihrem Gerät sichern.
Zum späteren Öffnen dieser gespeicherten Datei ist kein Passwort mehr erforderlich.
- Sie erhalten erneut eine verschlüsselte E-Mail von der Stadt Herrenberg mit dem Anhang „secure-email“ (eine HTML-Datei).
Laden Sie diese Datei herunter und öffnen Sie sie. Eine kurze Anleitung dazu finden Sie ebenfalls in der Mail. - Nach dem Öffnen der Datei werden Sie auf eine Seite mit der Überschrift „Sichere Mail“ weitergeleitet.
Lesen Sie die Hinweise und klicken Sie anschließend auf „OK“. - Sie werden nun automatisch zur Anmeldeseite securemail.herrenberg.de weitergeleitet.
Melden Sie sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem selbstgewählten Passwort an. - Nach dem Login werden Sie direkt zur verschlüsselten Mail weitergeleitet.
- Wenn Sie möchten, können Sie die Mail über die Schaltfläche „Speichern als“ herunterladen (z. B. als PDF) und lokal auf Ihrem Gerät sichern.
Damit wir Ihre Nachrichten und Dokumente, die Sie an die Stadt Herrenberg senden, ordnungsgemäß bearbeiten können, sind folgende Voraussetzungen erforderlich:
- E-Mails müssen dem Internetstandard (SMTP, MIME) entsprechen und übliche Zeichensätze verwenden, die in Westeuropa gebräuchlich sind.
- Dateianhänge (Attachments) werden nur in den folgenden Formaten und Versionen akzeptiert:
- Word für Windows (*.docx, ab Version 2007)
- Excel für Windows (*.xlsx, ab Version 2007)
- PDF ohne Kennwortschutz (*.pdf)
- JPEG-Bilder (*.jpg)
- GIF-Bilder (*.gif)
- TIFF-Bilder (*.tif)
Enthaltene Makros oder automatische Programmierungen sind nicht erlaubt.
Aus Sicherheitsgründen (z. B. bei Virenangriffen) können weitere Formate vorübergehend gesperrt werden.
Andere Dateiformate oder Versionen sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers zulässig. - Um die Verarbeitung der Nachrichten zu gewährleisten, akzeptieren wir nur Mails im HTML- oder Nur-Text-Format. Rich-Text-Nachrichten können nicht bearbeitet werden.
- Zur Spam-Vermeidung setzen wir eine Software zur Erkennung unerwünschter E-Mails ein. E-Mails, die als Spam eingestuft werden, können abgewiesen werden.
- Wenn Sie die Kommunikation auf elektronischem Weg beginnen, gehen wir davon aus, dass die weitere Korrespondenz zu diesem Vorgang ebenfalls elektronisch erfolgt – soweit keine anderen rechtlichen Vorschriften dem entgegenstehen.
- Bitte beachten Sie, dass bei der Übertragung unverschlüsselter E-Mails und Daten diese von Dritten eingesehen oder manipuliert werden können.
- Für den Versand vertraulicher Informationen an die Stadt empfehlen wir deshalb die Nutzung der verschlüsselten E-Mail-Kommunikation über Secure-Webmail (dies ersetzt jedoch nicht die Schriftform).
Informationen zur Teilnahme erhalten Sie bei Ihrer Sachbearbeiterin bzw. Ihrem Sachbearbeiter.