Datenschutzerklärung – Mitmachstadtportal der Stadt Herrenberg

Das Mitmachstadtportal soll Informationen rund um die Themen Engagement und Beteiligung in der Stadt bündeln. Dabei sollen verschiedene Angebote das ehrenamtliche Engagement und die Öffentlichkeitsarbeit von Vereinen und Bürgergruppen in Herrenberg unterstützen. Im Folgenden möchten wir gern die einzelnen Angebote und den damit verbundenen Umgang mit Ihren Daten kurz vorstellen.
Wir, das Team Beteiligung und Engagement (im Folgenden “wir/unser(e)"), nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und halten uns streng an alle geltenden Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz, insbesondere an die Datenschutzgrundverordnung, (DSGVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Telemediengesetz (TMG). Die folgenden Erläuterungen geben Ihnen einen Überblick darüber, wie wir diesen Schutz sicherstellen und welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten.

1. Vereinsportrait-Datenbank

Auf der neuen Herrenberg-Homepage haben Sie in der Vereinsportrait-Datenbank die Möglichkeit ein Portrait Ihrer Gruppe zu erstellen mit Text, Logo und Foto. Alle gemachten Angaben (Kontakt / Veranstaltungstermine etc.) sind anschließend öffentlich im Internet sichtbar. Sie haben einen eigenen passwortgeschützten Zugang zu Ihrem Vereinsportrait und somit jederzeit selbstständig die Möglichkeit Daten anzupassen und zu verändern. Sie können Ihr Vereinsportrait auch jederzeit selbstständig löschen.

Personenbezogene Daten die Sie in die Vereinsportrait-Datenbank eingeben sind öffentlich sichtbar und im Internet frei zugänglich. Sie werden auch von uns als offizielle Kontaktdaten von Ihrem Verein / Ihrer Gruppe verwendet, um Sie über Neuigkeiten in den Bereichen „Engagement & Beteiligung“ der Stadtverwaltung Herrenberg zu informieren oder um sie im Falle von Kontakt- oder Presseanfragen weiterzugeben.

2. Engagement-Börse

Die Engagement-Börse gibt allen Vereinen und Bürgergruppen die Möglichkeit aktiv nach Mitmachern für Ihre Projekte oder für Ihren Verein zu werben. Alle von Ihnen gemachten Angaben sind öffentlich sichtbar und im Internet frei zugänglich. Sie haben einen eigenen passwortgeschützten Zugang zu Ihrer Engagement-Börsen-Anzeige und können die Anzeige jederzeit selbstständig verändern oder offline schalten. Personenbezogene Daten die Sie als Kontakt in der Engagement-Börse eingeben sind öffentlich sichtbar und im Internet frei zugänglich.

3. Freiwilligenpool

Der Freiwilligenpool gibt jeder Herrenberger Bürgerin und Bürger die Möglichkeit sich und ihre/seine Talente Vereinen und Bürgergruppen in Herrenberg anzubieten. Die Angaben über besondere Fähigkeiten und bevorzugte Tätigkeiten sind freiwillig.

Personenbezogene Daten (E-Mail / Telefon / Volljährigkeit) sind nur einsehbar für registrierte Vereine und Bürgergruppen, die über das Team Beteiligung und Engagement geprüft und freigeschaltet werden. Die registrierten Vereine und Bürgergruppen haben eine Einweisung in den korrekten Umgang mit Ihren Daten erhalten und an einer Schulung im Umgang mit Freiwilligen teilgenommen. Sie sind vertraglich dazu verpflichtet, ihre Daten nicht weiterzugeben oder für andere Zwecke als für die Anfrage nach einer Engagement-Bereitschaft zu verwenden.
Das Team Beteiligung und Engagement speichert Kontaktdaten von Freiwilligen, um sie über Neuigkeiten aus den Bereichen Beteiligung und Engagement zu informieren (siehe 5a Newsletter) und um sie als Dankeschön für Ihr Engagement für das Dankeschönfest einzuladen.

Freiwillige haben einen eigenen passwortgeschützten Zugang zu Ihrem Profil und damit jederzeit die Möglichkeit Ihr Profil auf der Freiwilligendatenbank wieder zu löschen oder zu verändern. Sollte es zu einem Missbrauch Ihrer Daten kommen, können Sie sich an da Team Beteiligung und Engagement wenden unter be@herrenberg.de

4. Nutzungsdaten

Bei jedem Zugriff auf unsere Webseite und bei jedem Abruf einer Datei, werden automatisch über diesen Vorgang allgemeine Daten in einer Protokolldatei gespeichert. Die Speicherung dient ausschließlich systembezogenen und statistischen Zwecken (auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO), sowie in Ausnahmefällen zur Anzeige von Straftaten (auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO).

Eine Weitergabe der Daten an Dritte oder eine sonstige Auswertung findet nicht statt, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung dazu (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO).

5. Personenbezogene Daten

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, speichern wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage, sowie für den Fall, dass eine weitere Korrespondenz stattfinden sollte.

a. Newsletter & Postversand

Zum Versand von Informations-Mitteilungen rund um die Themen „Engagement und Beteiligung“ speichern wir Ihren Namen, den Namen Ihrer Engagementgruppe, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer und für gelegendliche Infosendungen per Post auch Ihre Postanschrift. Wir nutzen den deutschen und als DSGVO-konform zertifizierten Anbieter Newsletter2Go als Dienstleister für die Versendung unserer Newsletter und auch für die Archivierung von Kontaktdaten (Name / Engagementgruppe / E-Mail / Telefonnummer / Postanschrift). Newsletter2Go Mehr Informationen über Newsletter2Go können Sie einsehen unter www.newsletter2Go.de.

Ihre Daten werden von uns nur zum Zwecke des Newsletterversands oder dem postalischen Versand von Informationen zu den Themen Beteiligung und Engagement verarbeitet. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO, bzw. mit Anklicken des Bestätigungslinks Ihre Einwilligung und damit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO).

Sie können sich jederzeit vom Newsletter wieder abmelden und damit der weiteren Verwendung Ihrer Daten widersprechen. Sie können sich hierzu am Ende eines jeden Newsletters aus dem Verteiler wieder austragen. Alternativ können Sie uns auch eine E-Mail an be@herrenberg.de zukommen lassen.

b. Kommentarfunktion

Sie haben die Möglichkeit, individuelle Kommentare zu einzelnen, auf unserer Webseite veröffentlichten Blog-Beiträgen zu hinterlassen.

Hinterlassen Sie einen solchen Kommentar, wird zu dem Inhalt des Kommentars selbst, auch der Zeitpunkt der Kommentareingabe gespeichert und veröffentlicht.
Darüber hinaus wird auch Ihre IP-Adresse protokolliert. Dies geschieht zu Nachweis- und Dokumentationszwecken für den Fall, dass wir auf Grund Ihres Kommentars wegen einer Rechtsverletzung in Anspruch genommen werden sollten. Die Datenverarbeitung ist daher zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO erforderlich.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte folgt nur, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (dann auf Basis von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO), oder dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Dritten erforderlich ist (dann auf Basis von Art. Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO).

6. Cookies

Wir setzen in einigen Bereichen unserer Webseite sogenannte Cookies ein. Durch solche Dateielemente kann Ihr Computer als technische Einheit während Ihres Besuchs auf dieser Webseite identifiziert werden, um Ihnen die Verwendung unseres Angebotes – auch bei Wiederholungsbesuchen – zu erleichtern.

Sie haben aber in der Regel die Möglichkeit, Ihren Internetbrowser so einzustellen, dass Sie über das Auftreten von Cookies informiert werden, so dass Sie diese zulassen oder ausschließen, beziehungsweise bereits vorhandene Cookies löschen können.

Bitte verwenden Sie die Hilfefunktion Ihres Internetbrowsers, um Informationen zu der Änderung dieser Einstellungen zu erlangen. Wir weisen darauf hin, dass einzelne Funktionen unserer Webseite möglicherweise nicht funktionieren, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

Cookies erlauben nicht, dass ein Server private Daten von Ihrem Computer oder die von einem anderen Server abgelegten Daten lesen kann. Sie richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Wir stützen den Einsatz von Cookies auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO: die Verarbeitung erfolgt zur Verbesserung der Funktionsweise unserer Webseite. Sie ist daher zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich.

7. Betroffenenrechte

a. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Senden Sie hierfür bitte einfach eine E-Mail an be@herrenberg.de

b. Berichtigung / Löschung / Einschränkung der Verarbeitung

Des Weiteren haben Sie das Recht, von uns zu verlangen, dass

Senden Sie hierfür bitte einfach eine E-Mail an be@herrenberg.de

c. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Senden Sie hierfür bitte einfach eine E-Mail an be@herrenberg.de

d. Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Senden Sie hierfür bitte einfach eine E-Mail an be@herrenberg.de

e. Widerspruchsrecht

Ist die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) DSGVO) oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO) erforderlich, steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu.

Senden Sie hierfür bitte einfach eine E-Mail an be@herrenberg.de

f. Beschwerderecht

Sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde unter www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

6. Unser Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich vertrauensvoll an uns Team Beteiligung und Engagement unter be@herrenberg.de oder 07032-201 8971. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Der Datenschutzbeauftragte für die Gesamtverwaltung der Stadt Herrenberg ist unter datenschutz@herrenberg.de zu erreichen.

7. Sicherheit

Für die Sicherheit Ihrer Daten verwenden wir modernste Internettechnologien. Während des Onlineanfrageprozesses sind Ihre Angaben mit einer SSL-Verschlüsselung gesichert. Für eine sichere Speicherung Ihrer Daten werden unsere Systeme durch Firewalls geschützt, die unberechtigte Zugriffe von außen verhindern.