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Digitaler Sitzungsdienst für alle Ratsmitglieder


Wenn nächste Woche der neue Gemeinderat zu seiner ersten Sitzung nach der Sommerpause zusammenkommt, werden auch die Neuerungen beim Sitzungsdienst erstmals umgesetzt: Ab sofort stellt die Stadtverwaltung die Einladungen und Sitzungsunterlagen allen Ratsmitgliedern ausschließlich elektronisch zur Verfügung.
 
Die bisherigen Doppelstrukturen – Papierform und digital – werden damit aufgehoben. „Die Kommunalwahl im Mai dieses Jahres hat dafür eine gute Chance geboten“, sagt Hauptamtsleiter Tom Michael. Eingeführt wurde der digitale Sitzungsdienst für den Gemeinderat bereits 2015; damals wurde auch verwaltungsintern auf einen digitalen Prozess umgestellt. „Der digitale Sitzungsdienst ist damit hinreichend erprobt“, sagt Michael. Zuletzt hatten 31 von 38 Gemeinderatsmitgliedern und Ortsvorstehern den digitalen Sitzungsdienst per Tablet und App genutzt. Ab sofort ist der digitale Sitzungsdienst für die 32 Gemeinderätinnen und –räte sowie die sieben Ortsvorsteher und knapp 60 Ortschaftsrätinnen und –räte verbindlich. Dies hat der Gemeinderat im Februar dieses Jahres beschlossen.
 
Hauptamtsleiter Michael begrüßt den Gemeinderatsbeschluss. Er sieht die komplett digitale Ratsarbeit als weiteren Schritt zur zukunftsfähigen Ausrichtung der Stadtverwaltung: „Mit dem komplett papierlosen Sitzungsdienst können wir interne Prozesse weiter optimieren, indem wir die Chancen der Digitalisierung nutzen.“ So müssten die Fachämter künftig nicht mehr jede Vorlage bis zu 50 Mal kopieren. „Das spart Personalaufwand und Druckkosten“, erläutert Michael die Vorteile der Neuerungen. Hinzu kommt der Umweltschutz-Aspekt: „Bei knapp 200 Drucksachen im Jahr mit jeweils bis zu 15 Seiten im Durchschnitt sind im Laufe eines Jahres einige Seiten Papier zusammengekommen – das gehört jetzt der Vergangenheit an.“
 

Flexibel und komfortabel

Die digitale Ratsarbeit bietet darüber hinaus weitere Vorteile: So können Sitzungsunterlagen flexibel – zeitlich und räumlich – eingesehen werden; mit der digitalen Suchfunktion können Unterlagen nach Stichworten durchsucht werden. Außerdem wird der Austausch unter den Ratsmitgliedern, etwa zu einer Vorlage, durch Notizfunktionen, die geteilt werden können, einfacher. Um die Arbeit für die Ratsmitglieder möglichst komfortabel zu gestalten, gibt es auch Neuerungen bei den Tablets und der zugehörigen Ausstattung: Die neuen Geräte sind größer (bisher: A5, jetzt: A4) und jetzt auch mit Tastatur und Stift für handschriftliche Notizen ausgestattet. Umfangreiche Sitzungsunterlagen insbesondere der Haushaltplan oder größere bzw. umfangreiche Planwerke, werden auch weiterhin in Papierform zur Verfügung gestellt.
 
Gremienmitglieder, die für den digitalen Sitzungsdienst keine städtischen Geräte gestellt bekommen (Ortschaftsräte), oder nicht in Anspruch nehmen wollen (Gemeinderäte und Ortsvorsteher), erhalten eine Entschädigung für ihre damit verbundenen Aufwendungen. In der aktuellen Wahlperiode nutzen 30 von 32 Gemeinderäten und alle Ortsvorsteher ein städtisches Gerät für die Ratsarbeit.
 

Neuerungen für Bürgerschaft

Für die Bürgerinnen und Bürger werden die Sitzungsunterlagen bereits seit 2015 elektronisch im Rats-Info-System More Rubin unter www.herrenberg.de/RIS zur Verfügung gestellt. Hier sind alle Sitzungsunterlagen seit 2009 hinterlegt. Wie bisher können Zuhörerinnen und Zuhörer, die Unterlagen während einer Sitzung in der Alten Turnhalle und im Ratssaal einsehen möchten, das kostenlose WLAN free-Key Herrenberg nutzen. Außerdem steht in den Sitzungsräumen der Ortschaftsräte kostenloses WLAN zur Verfügung. Alternativ gibt es in den Sitzungen für einen Teil der Zuhörerinnen und Zuhörer künftig die Möglichkeit, ein Tablet gegen Hinterlegen eines Personalausweises auszuleihen.
 

Tagesordnungen abonnieren

In der Regel donnerstags vor einer Sitzung veröffentlicht die Stadtverwaltung die Tagesordnungen im Amtsblatt und auf der städtischen Homepage (www.herrenberg.de/bekanntmachungen). Künftig kann man die Tagesordnungen des Gemeinderates auch per E-Mail erhalten. Wer den neuen Service der Geschäftsstelle Gemeinderat nutzen möchte, kann sich online registrieren unter www.herrenberg.de/gemeinderat.