Presseservice

Großes Service-Plus im Bauamt


Kann der Weg ins Bauamt nicht schnell, unkompliziert und digital werden? Die Erwartungen an einen modernen Kundenservice erfüllt das Herrenberger Baurechtsamt mit dem neuen Servicebüro Bauen, das ab Montag, 23. September als zentrale Anlaufstelle für Fachleute, Bauherren und Bürger fungiert. Zur Eröffnung am Montag um 9 Uhr wird herzlich eingeladen – Erster Bürgermeister Tobias Meigel stellt die neuen Services und Angebote vor und erläutert die Hintergründe.
 
Von Grund auf neu aufgestellt präsentiert sich die Anlaufstelle am Marktplatz 1. „Ob im persönlichen Beratungsgespräch oder durch unsere neuen Online-Services wollen wir mit der zentralen Anlaufstelle bei allen Fragen rund ums Bauen schnell und kompetent weiterhelfen“, erläutert Amtsleiterin Franziska Bihler, die zusammen mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das neue Konzept für den Service aus einer Hand erarbeitet hat. Eingeflossen sind darin die Erkenntnisse von Studierenden der Hochschule für Finanzen und Verwaltung in Ludwigsburg, die sich im Zuge des Kooperationsprojekts „Zukunftsfähige Stadtverwaltung“ die Optimierung der Abläufe und der digitalen wie anlogen Beratungsformen vorgenommen haben. Das Inneministerium des Landes fördert das Projekt als Baustein der Herrenberger Digitalisierungsstrategie.

Mehr Service, schnellere Ergebnisse


Kompetente Beratung, maximal acht Wochen Bearbeitungszeit für Regelfälle, Dienstleistung aus einer Hand, eine zentrale Anlaufstelle mit erweiterten Öffnungszeiten und spürbare Verbesserungen in den internen Abläufen – mit diesen Zielen ist das Vorhaben Anfang 2018 gestartet. Bis zur Eröffnung des neuen Servicebüros sind rund 400 Arbeitsstunden in die Optimierung geflossen. „Das Ergebnis kann sich wirklich sehen lassen“, betont der Erste Bürgermeister Tobias Meigel, der in der Einrichtung eines Servicebüro Bauen große Chancen sieht, die Zufriedenheit auf allen Seiten – bei den Bürgern, der Fachkundschaft und in der Bauverwaltung – zu steigern. Das neue Konzept verspricht schnelle und kompetente Bearbeitung der Bauanträge, die in der Vergangenheit nicht selten mehrmonatige Wartezeiten verschlungen haben. Eine deutliche Trennlinie zieht das Servicebüro Bauen zwischen einfachen Auskünften, die online oder am Infoschalter sofort zu haben sind, und der individuellen Beratung, die nach Terminvereinbarung persönlich vor Ort und demnächst auch per Videotelefonat angeboten wird. Die Öffnungszeiten am Schalter sind täglich von 8.30 bis 12 Uhr sowie Dienstag und Donnerstag Nachmittag. Das sind fünf Stunden mehr Servicezeit pro Wochen als bisher.

Chancen der Digitalisierung


Viele Wege ins Amt sind künftig überflüssig, weil die digitalen Beratungsangebote ausgebaut wurden. Ein neu gestalteter Internetauftritt bietet unter www.herrenberg.de/servicebüro-bauen Antworten auf häufig gestellte Fragen und Hinweise zu den gängigen Verfahren. Ein Chat ergänzt demnächst die Beratungsangebote um eine Komponente, die sich bequem von zuhause aus nutzen lässt. Darüber hinaus sind hier erste digitale Antragsprozesse hinterlegt – Bauwillige können in vielen Fällen Formulare online ausfüllen, zusätzliche Unterlagen hochladen und mit einem Klick eletronisch an die Verwaltung übermitteln. Andere Digitalisierungsaspekte verschlanken die internen Abläufe, zum Beispiel ist die Prüfung von Baulasten inzwischen deutlich einfacher, weil bereits ein Drittel aller rund 3500 Einträge elektronisch erfasst ist.

Menschen in Mittelpunkt


Gemeinsam mit anderen Kommunen und unter der Leitung der Ludwigsburger Professorin Birgit Schenk hat Herrenberg die Kundenerwartungen im Vorfeld genau unter die Lupe genommen. Mit sogenannten „Design Thinking Workshops“ wurden neue Produkte und Services aus dem Blickwinkel der Kunden neu gestaltet, d.h. in den meisten Fällen vereinfacht. „Eine zukunftsfähige Verwaltung muss die Erwartungen erfüllen, die von Seiten der Kunden an sie gestellt werden und gleichzeitig neue Wege finden, diese Aufgaben effizient und mit Einsatz aktueller Technik zu bewältigen“, erläutert Hauptamtsleiter Tom Michael, der die Digitalisierung der Verwaltung vorantreibt. Nicht die Technik, sondern die Menschen stehen bei diesen Vorhaben im Fokus, vor allem auch die, die in der Verwaltung arbeiten. Ausgelöst wurde der Wandel durch einen Generationenwechsel im Baurechtsamt: Mehrere Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung wurden von Nachwuchskräften abgelöst. „Die Neuorganisation der Aufgaben war zugleich eine große Chance für die Personalentwicklung“, betont Franziska Bihler. Workshops und Arbeitskreise dienten dem Kompetenzaufbau im Team, bestehende Aufgaben und Abläufe wurden intensiv unter die Lupe genommen und an vielen Stellen verändert. „Mit viel Engagment und Motivation gestalten die Mitarbeiterinnen das neue Servicebüro Bauen selbst“, betont Bihler und lädt alle dazu ein, sich ein eigenes Bild von den neuen Angeboten zu machen, und natürlich Rückmeldung dazu zu geben.


Mitarbeiterinnen im Servicebüro bauen beraten Kunden an der Infotheke